ACCORD DE FONCTIONNEMENT pour l'organisation de soutien ALCOR ENDOWMENT TRUST, en coopération avec l'ALCOR LIFE EXTENSION FOUNDATION (ALCOR)
[Ratifié à l'unanimité le 27 décembre 2017 ; article 3 modifié le 16 décembre 2019].
LE PRÉSENT ACCORD DE FONCTIONNEMENT (le présent " accord ") est conclu le 27 décembre 2017 (la " date d'entrée en vigueur ") entre les fiduciaires soussignés (chacun étant individuellement un " fiduciaire " et collectivement les " fiduciaires ") de l'ALCOR ENDOWMENT TRUST SUPPORTING ORGANIZATION U/T/A daté du 14 octobre 2013 (l'" organisme de soutien ").
RECITALS
R-1 L'organisation de soutien a été créée lorsque le Trustor et les Trustees ont signé l'accord de fiducie pour l'organisation de soutien du Alcor Endowment Trust le 14 octobre 2013 (l'"accord de fiducie").
R-2 Conformément au contrat de fiducie, l'organisme de soutien est un organisme de soutien de type II et opère à tout moment exclusivement au profit de l'organisme qu'il soutient : Alcor Life Extension Foundation ("Alcor").
R-3 Conformément au contrat de fiducie, l'organisation de soutien est sous le contrôle et la gestion d'Alcor.
R-4 En particulier, l'organisation de soutien consiste en un fonds (le "fonds") qui reçoit, détient, investit et distribue des fonds à Alcor au profit des programmes existants et futurs d'Alcor.
R-5 L'objectif principal de l'organisation de soutien est de constituer le fonds en tant que dotation pour le soutien continu d'Alcor.
R-6 Les administrateurs ont accepté de conclure cet accord afin d'établir des règles et des procédures concernant la manière dont le Fonds reçoit, détient, investit et distribue les fonds à Alcor.
R-7 Le principal instrument de gouvernance de l'Organisme de Soutien est le Contrat de Fiducie. Dans la mesure où une disposition du présent accord est incompatible avec une disposition du contrat de fiducie, c'est le contrat de fiducie qui prévaut.
Par conséquent, en considération des considérants ci-dessus, qui sont intégrés dans le présent accord par cette référence, et dans l'intention d'être légalement liés, les fiduciaires soussignés conviennent de ce qui suit :
ARTICLE 1. NOM ; BUREAU
Le nom de cet organisme de soutien est ALCOR ENDOWMENT TRUST SUPPORTING ORGANIZATION. Les administrateurs de l'organisation de soutien peuvent désigner le siège principal de l'organisation de soutien en tout lieu. D'autres bureaux peuvent être établis à tout moment et en tout lieu spécifié par les administrateurs.
ARTICLE 2. OBJECTIFS ET FINALITES
1. Objectifs spécifiques. L'organisation de soutien a été constituée à des fins caritatives et éducatives, afin de créer le Fonds pour soutenir Alcor, l'organisation qu'elle soutient, comme indiqué plus en détail à l'article 3 du contrat de fiducie de l'organisation de soutien.
2. Fins accessoires. En outre, l'organisation de soutien est constituée dans le but d'accomplir tout ce qui est accessoire ou approprié à la réalisation des objectifs spécifiques et principaux de l'organisation de soutien. Toutefois, l'organisation de soutien ne doit pas, sauf dans une mesure négligeable, s'engager dans des activités ou exercer des pouvoirs qui ne sont pas en rapport avec ses objectifs spécifiques et principaux.
3. Limitation des objectifs de l'organisation.
A. L'organisation de soutien détient et peut exercer tous les pouvoirs qui peuvent être conférés à une fiducie par les lois du Commonwealth de Virginie et qui peuvent être nécessaires ou opportuns pour l'administration des affaires du Fonds et la réalisation des objectifs de l'organisation de soutien. Malgré toute disposition contraire du présent accord, l'organisation de soutien ne doit en aucun cas s'engager dans des activités qui ne sont pas autorisées par une organisation de soutien exonérée en vertu des sections 501(c)(3) et 509(a)(3) de l'Internal Revenue Code, tel qu'amendé.
B. L'organisation de soutien a été constituée à des fins caritatives et éducatives décrites dans le présent article 2, et elle sera sans but lucratif et non partisane. Aucune partie substantielle des activités de l'organisation de soutien ne consistera en la publication ou la diffusion de documents ou de déclarations dans le but de tenter d'influencer la législation, et l'organisation de soutien ne participera ni n'interviendra dans aucune campagne politique pour le compte ou en opposition à un candidat à une fonction publique.
ARTICLE 3. POLITIQUE DE DISTRIBUTION DES FONDS
1. Raison d'être de la politique. Conformément à une nouvelle politique de distribution (la " politique "), l'organisme de soutien distribuera chaque année, en moyenne, deux pour cent (2 %) des actifs nets du Fonds à Alcor. La politique est conçue pour assurer la survie à long terme du Fonds, tout en réduisant les fluctuations d'une année sur l'autre qui compliqueraient autrement la planification financière d'Alcor.
2. Mise en œuvre. La mise en œuvre de la politique est régie par les définitions et les dispositions contenues dans l'annexe A, qui est jointe au présent accord et en fait partie intégrante.
3. Méthode alternative de distribution des fonds. Le fonds de dotation peut, dans des circonstances extraordinaires, distribuer des fonds à Alcor au-delà de la distribution annuelle définie aux paragraphes 1 et 2 du présent article, sous réserve des approbations suivantes :
1. Administrateurs des organisations de soutien. Le vote affirmatif de 80 % ou plus des administrateurs en fonction depuis au moins six (6) mois.
2. Conseil d'administration d'Alcor. Le vote affirmatif de 80% ou plus du conseil d'administration d'Alcor alors en fonction, qui a été en fonction pendant au moins six (6) mois.
3. Bénéficiaires. Après approbation par le conseil d'administration de l'organisation de soutien et le conseil d'administration d'Alcor, le décaissement proposé sera considéré comme un "décaissement approuvé par le conseil d'administration", qui doit être soumis et approuvé par 2/3 ou plus des bienfaiteurs qui ont voté sur le décaissement approuvé par le conseil d'administration (conformément aux mêmes procédures décrites à l'article 6 pour les modifications apportées à cet accord d'exploitation).
ARTICLE 4. LES FIDUCIAIRES
1. Pouvoirs. Les administrateurs de l'organisation de soutien gèrent l'ensemble des activités et des affaires du Fonds. Les administrateurs peuvent déléguer la gestion des activités quotidiennes du Fonds à une société de gestion, à un comité (quelle qu'en soit la composition) ou à toute autre personne, à condition que les administrateurs gèrent l'ensemble des activités et des affaires de l'organisme de soutien et qu'ils disposent d'un pouvoir discrétionnaire ultime dans l'exercice de tous les pouvoirs qui leur sont conférés en vertu du contrat de fiducie.
2. Nombre d'administrateurs. Le nombre autorisé de fiduciaires est de cinq (5), jusqu'à ce qu'il soit modifié par un amendement au contrat de fiducie et à la section 4.2 du présent accord.
3. Qualifications des administrateurs. L'organisation de soutien souhaite que la composition des administrateurs représente une diversité de compétences techniques afin de permettre aux administrateurs de prendre des décisions informées et équilibrées sur la viabilité économique du Fonds et l'impact social des activités de l'organisation de soutien. Toutefois, nonobstant toute disposition contraire du présent accord ou du contrat de fiducie, tous les administrateurs doivent être des "membres" d'Alcor et une majorité d'entre eux doivent également siéger simultanément au conseil d'administration d'Alcor. Dans le cadre de cet accord, un "membre" d'Alcor est une personne qui a des accords juridiques et financiers complets en vigueur pour la cryoconservation avec Alcor, et n'inclut pas les membres associés.
4. Durée du mandat. Les administrateurs exercent leurs fonctions jusqu'à leur décès, leur démission ou leur révocation.
5. Vacance et révocation.
A. Un poste est réputé vacant en cas de décès, de démission ou de révocation d'un administrateur.
B. Les administrateurs, par un vote affirmatif de la majorité des administrateurs alors en fonction, peuvent révoquer un administrateur sans motif lors d'une réunion ordinaire ou extraordinaire. Pour qu'un administrateur puisse être révoqué, il doit avoir été informé par écrit, de la manière prévue à l'article 4.9 du présent accord, qu'une telle mesure serait examinée lors de la réunion.
C. Tous les postes vacants peuvent être pourvus par un vote de la majorité des administrateurs alors en fonction, que le nombre d'administrateurs alors en fonction soit ou non inférieur au quorum, ou par un vote d'un seul administrateur restant.
D. Tout administrateur peut démissionner en adressant un avis écrit à tout autre administrateur, à moins que l'avis ne précise une date ultérieure pour la prise d'effet de la démission. Si la démission prend effet à une date ultérieure, l'administrateur successeur peut être élu pour entrer en fonction lorsque la démission prend effet.
6. Lieu des réunions ; réunions par téléphone. Les réunions ordinaires des administrateurs peuvent se tenir en tout lieu désigné périodiquement par les administrateurs. Les réunions extraordinaires des administrateurs se tiennent en tout lieu désigné dans l'avis de convocation. Nonobstant toute disposition contraire du présent article 4.6, une réunion ordinaire ou extraordinaire des administrateurs peut se tenir en tout lieu auquel tous les administrateurs consentent par écrit, soit avant, soit après la réunion. Si des consentements sont donnés, ils sont consignés dans le procès-verbal de la réunion. Toute réunion, ordinaire ou extraordinaire, peut se tenir par conférence téléphonique ou tout autre moyen de communication similaire, à condition que tous les administrateurs participant à la réunion puissent s'entendre les uns les autres, et tous ces administrateurs seront réputés être présents en personne à cette réunion.
7. Réunion annuelle. Les administrateurs tiennent une réunion ordinaire en janvier de chaque année, afin de déterminer le paiement effectif (tel que défini ultérieurement) et de traiter d'autres questions. La convocation à l'assemblée annuelle se fait selon les modalités prévues à l'article 4.9 du présent accord.
8. Autres réunions régulières. Les autres réunions ordinaires des administrateurs se tiennent aux dates fixées par les administrateurs. Ces réunions ordinaires peuvent se tenir sans préavis.
9. Réunions extraordinaires.
A. Deux (2) administrateurs peuvent convoquer une réunion extraordinaire des administrateurs à tout moment et pour n'importe quel motif.
B. Un avis écrit de la date, de l'heure et du lieu de l'assemblée extraordinaire sera remis personnellement à chaque fiduciaire ou communiqué à chaque fiduciaire par téléphone, télécopie, courrier électronique, service de courrier express, courrier de première classe ou tout autre moyen de communication écrite, frais payés d'avance, adressé au fiduciaire à son adresse telle qu'elle figure dans les registres de l'organisme de soutien ou, si elle ne figure pas dans ces registres ou n'est pas facilement vérifiable, à l'endroit où se tiennent régulièrement les assemblées des fiduciaires. Si l'avis est envoyé par la poste, il sera déposé dans le courrier des États-Unis au moins quatre (4) jours avant la tenue de l'assemblée. Si l'avis est remis en personne ou par téléphone, télécopie ou courrier électronique, il sera remis au moins 48 heures avant la tenue de l'assemblée. La convocation ne doit pas nécessairement préciser l'objet de la réunion.
C. Il n'est pas nécessaire de notifier une assemblée à tout administrateur qui signe une renonciation à la notification, un consentement à la tenue de l'assemblée, une approbation du procès-verbal de l'assemblée, que ce soit avant ou après l'assemblée, ou qui assiste à l'assemblée sans protester, avant l'assemblée ou à son début, contre l'absence de notification à l'administrateur en question. La renonciation à la notification ou au consentement ne doit pas nécessairement préciser l'objet de l'assemblée.
10. Action lors d'une réunion : Quorum et vote requis. La présence de la majorité des administrateurs alors en fonction ou de trois (3) administrateurs, le nombre le plus élevé étant retenu, lors d'une réunion des administrateurs constitue un quorum pour la conduite des affaires, sauf disposition contraire du présent accord. Tout acte accompli ou toute décision prise par la majorité des fiduciaires présents à une réunion dûment tenue où le quorum est atteint sera considéré comme l'acte des fiduciaires, à moins qu'un nombre supérieur, ou le même nombre après disqualification d'un ou de plusieurs fiduciaires, ne soit requis par le contrat de fiducie, le présent contrat ou la loi. Les administrateurs ne peuvent pas voter par procuration. Une réunion à laquelle le quorum est initialement atteint, y compris une réunion ajournée, peut se poursuivre malgré le retrait des fiduciaires, si toute mesure prise est approuvée par au moins une majorité désintéressée du quorum requis pour cette réunion, ou par un nombre plus élevé requis par le contrat de fiducie, le présent contrat ou par la loi. L'approbation des 2/3 du nombre autorisé de fiduciaires est requise pour l'une ou l'autre des actions suivantes : (A) l'adoption ou la révocation d'un plan de fusion ou de consolidation ; ou (B) le vote sur la dissolution volontaire, la faillite ou toute autre réorganisation de l'organisation de soutien, ou sur la vente, la location ou l'échange de la totalité ou de la quasi-totalité des biens et des actifs de l'organisation de soutien, y compris le Fonds, autrement que dans le cours normal et habituel de ses activités.
11. Ajournement de la réunion et notification. La majorité des administrateurs présents, que le quorum soit atteint ou non, peut ajourner une réunion à un autre moment et en un autre lieu. Si la réunion est ajournée pendant plus de 24 heures, une notification d'ajournement à une autre date ou un autre lieu sera adressée avant l'heure de la réunion ajournée aux administrateurs qui n'étaient pas présents au moment de l'ajournement. Il peut être renoncé à la notification de la manière prévue à l'article 4.9 du présent accord.
12. Action sans réunion. Toute mesure requise ou autorisée par les administrateurs peut être prise sans réunion, si tous les administrateurs, individuellement ou collectivement, y consentent par écrit. Une action par consentement écrit aura le même effet qu'un vote unanime des administrateurs.
ARTICLE 5. COMITÉS
1. Commissions. Les administrateurs, par résolution adoptée à la majorité des administrateurs alors en fonction, à condition que le quorum soit atteint, peuvent désigner une ou plusieurs commissions, chacune composée d'au moins deux (2) administrateurs et pouvant également comprendre des membres qui ne sont pas des administrateurs, qui exerceront leurs fonctions à la discrétion des administrateurs. Les administrateurs peuvent désigner un ou plusieurs membres suppléants d'une commission, qui peuvent remplacer tout membre absent lors d'une réunion de la commission. La nomination des membres ou des suppléants d'une commission requiert un vote à la majorité des administrateurs en fonction, à condition que le quorum soit atteint. Tout comité comprenant des membres votants qui ne sont pas des administrateurs ne peut se voir déléguer l'autorité ou le pouvoir des administrateurs. Tout comité dont les membres votants sont uniquement des administrateurs, dans la mesure des pouvoirs spécifiquement délégués dans la résolution des administrateurs ou dans le présent accord, peut disposer de tout ou partie des pouvoirs des administrateurs.
2. Réunions et actions des comités. Les réunions et les actions de tous les comités sont régies par l'article 4 du présent accord, relatif aux réunions et aux actions des administrateurs, et se déroulent conformément à cet article, avec les modifications nécessaires pour substituer le comité et ses membres aux administrateurs, sauf que la date des réunions ordinaires des comités peut être fixée soit par une résolution des administrateurs, soit par une résolution du comité. Les réunions extraordinaires des commissions peuvent également être convoquées par résolution des administrateurs. La convocation aux réunions extraordinaires des commissions est également adressée à tous les membres suppléants, qui ont le droit d'assister à toutes les réunions des commissions. Chaque réunion d'une commission fait l'objet d'un procès-verbal qui est conservé dans les archives de l'administrateur. Les administrateurs peuvent adopter des règles non incompatibles avec le présent accord pour le fonctionnement de toute commission.
ARTICLE 6. BÉNÉFICIAIRES
1. En général. Un "bienfaiteur" est un membre d'Alcor qui a fait un don au fonds. Si une entité fait un don au Fonds, elle peut désigner un seul membre d'Alcor comme bienfaiteur. Une entité ne peut pas désigner plus d'une personne comme bienfaiteur, et Alcor ne peut pas elle-même désigner un bienfaiteur.
2. La liste. Le conseil d'administration de l'organisme de soutien tient une " liste " des bienfaiteurs vivants, qui peut être tronquée à la discrétion du conseil d'administration, mais en aucun cas la liste ne comportera moins de six (6) entrées. Les bienfaiteurs sont classés sur la liste en fonction de la valeur totale de leurs dons (ou de la valeur totale des dons de l'entité qui a désigné le bienfaiteur). Au moins une fois par an, le conseil d'administration notifie à tous les bienfaiteurs inscrits sur la liste qu'ils y figurent.
3. Pouvoirs. Nonobstant toute disposition contraire du présent accord, les administrateurs ne peuvent modifier le présent accord sans l'approbation des bienfaiteurs figurant sur la liste, conformément à l'article 7 du présent accord.
A. En cas de modification approuvée par le conseil d'administration (telle que définie ci-dessous), le conseil d'administration déterminera qui figure sur la liste en se basant uniquement sur les dons effectués plus de six mois avant la date à laquelle la modification proposée est devenue une modification approuvée par le conseil d'administration.
B. Une fois que le Conseil d'administration a établi la liste, il notifie par écrit aux bénéficiaires figurant sur la liste qu'une modification a été approuvée par le Conseil d'administration. Cette notification écrite doit être envoyée dans les 30 jours suivant la date à laquelle la modification proposée est devenue une modification approuvée par le Conseil d'administration. L'avis comprendra un projet complet de la modification approuvée par le conseil d'administration, ainsi qu'un avis indiquant que le bénéficiaire dispose d'un délai de 60 jours à compter de la date à laquelle la modification proposée est devenue une modification approuvée par le conseil d'administration pour voter sur la modification approuvée par le conseil d'administration.
C. La notification de la modification approuvée par le Conseil d'administration sera faite de la même manière que celle prévue à l'article 4.9 du présent Accord. Sauf interdiction contraire du Conseil d'administration, les Bienfaiteurs peuvent soumettre leur vote par courrier électronique au Conseil d'administration.
D. À tout moment, mais au plus tard immédiatement après l'expiration de la période de 60 jours, le conseil d'administration comptabilise tous les votes reçus par les bienfaiteurs afin de déterminer si la modification approuvée par le conseil d'administration a été approuvée conformément aux exigences de l'article 7 du présent accord.
4. Responsabilité. Tout bienfaiteur n'est pas considéré comme un administrateur ou un fiduciaire en vertu du présent contrat et n'est pas chargé de responsabilités fiduciaires du fait des pouvoirs qui lui sont conférés en vertu du présent contrat.
ARTICLE 7. AMENDEMENTS
Pendant un (1) an après la date d'entrée en vigueur, le vote d'une majorité des administrateurs alors en fonction, présents à une réunion dûment tenue où le quorum est atteint, est nécessaire pour modifier le présent accord. Après l'expiration de cette période d'un (1) an, le ____, 2018, l'adoption, la modification ou l'abrogation du présent accord nécessitera les approbations suivantes :
1. Administrateurs des organisations de soutien. Le vote de 80 % ou plus des administrateurs en fonction depuis au moins six (6) mois.
2. Conseil d'administration d'Alcor. Le vote de 80% ou plus du conseil d'administration d'Alcor alors en fonction, qui a été en fonction pendant au moins six (6) mois.
3. Bienfaiteurs. Après approbation par le conseil d'administration de l'organisation de soutien et le conseil d'administration d'Alcor, l'amendement proposé sera considéré comme une "modification approuvée par le conseil d'administration", qui doit être soumise et approuvée par 2/3 ou plus des bienfaiteurs qui ont voté sur la modification approuvée par le conseil d'administration (conformément aux procédures décrites à l'article 6).
ARTICLE 8. ARBITRAGE
1. Différends. Les membres d'Alcor conviennent qu'ils doivent tenter de résoudre de bonne foi tout différend lié à cet accord par la négociation. Tel qu'il est utilisé dans le présent document, le terme "litige" inclut toute réclamation, controverse ou désaccord découlant du présent accord ou de sa violation, de sa résiliation ou de sa validité et impliquant l'un des membres d'Alcor.
2. Arbitrage. Si, comme indiqué dans le présent accord, les membres d'Alcor ne parviennent pas à résoudre un litige par la négociation, sur notification écrite aux administrateurs par au moins trois membres d'Alcor, le litige sera soumis à l'arbitrage. Si les parties choisissent de recourir à l'arbitrage, toutes les réclamations, demandes, litiges, controverses, différences et/ou malentendus découlant de cet accord ou s'y rapportant, ou le manquement ou le refus d'exécuter tout ou partie de cet accord, seront réglés par un arbitrage administré par l'American Arbitration Association.
3. Procédures. Toutes les procédures devant l'arbitre se déroulent dans le Commonwealth de Virginie, à moins que les parties n'en décident autrement. La sentence rendue par l'arbitre est définitive et un jugement peut être rendu conformément à la législation applicable et devant tout tribunal compétent. Les parties à la procédure disposent d'un droit raisonnable de divulgation conformément aux règles fédérales de procédure civile. L'arbitre peut répartir entre les parties les frais et dépenses de l'arbitrage, y compris les honoraires de l'arbitre, les frais de justice et les coûts liés à cet arbitrage, comme il le détermine à sa discrétion raisonnable.
ARTICLE 9. CONSTRUCTION ET DÉFINITIONS
Sauf si le contexte exige une interprétation différente, les dispositions générales, les règles d'interprétation et les définitions contenues dans le contrat de fiducie, tel qu'il peut être modifié de temps à autre, régiront l'interprétation du présent contrat. Le masculin comprend le féminin et le neutre, le singulier comprend le pluriel et le pluriel comprend le singulier. Le terme "personne" comprend aussi bien une entité qu'une personne physique. Si un tribunal compétent considère ultérieurement qu'une partie du présent accord est invalide ou inopérante, alors, dans la mesure du raisonnable et du possible, (1) le reste du présent accord sera considéré comme valide et opérationnel ; et (2) il sera tenu compte de l'intention manifestée par la partie jugée invalide ou inopérante.
ARTICLE 10. DIVERS
Le présent accord constitue l'accord final, intégral et exclusif entre les parties, et aucune déclaration, incitation ou accord, oral ou autre, non contenu dans le présent accord n'aura de force ou d'effet. Les termes utilisés dans le présent accord sont réputés être les termes choisis par les parties pour exprimer leur intention mutuelle, et aucune règle d'interprétation stricte ne sera appliquée à l'encontre d'une personne. La partie qui obtiendra gain de cause dans toute procédure judiciaire entre les parties aux présentes se verra attribuer ses frais et dépenses, y compris des honoraires d'avocat raisonnables. Le temps est un élément essentiel du présent accord. L'échange de copies du présent accord et des pages de signature par télécopie ou transmission électronique (c'est-à-dire PDF) constitue une signature et une remise effectives du présent accord et peut être utilisé à toutes fins en lieu et place de l'accord original. Le présent accord ne prend effet que lorsqu'il est signé par tous les signataires. Il lie les parties, leurs représentants personnels, leurs héritiers, leurs successeurs et leurs ayants droit et s'applique à leur profit.
Pièce A
POLITIQUE DE DISTRIBUTION DES FONDS
1. Définitions. Les définitions suivantes s'appliquent à l'annexe A du présent accord :
Le "paiement effectif" (ou "PA") correspond au montant total qui sera versé à Alcor par le Fonds.
La "limite de paiement à long terme" (ou "LPL") est égale à la somme d'une série de paiements réels hypothétiques si tous ces paiements étaient exactement égaux à deux pour cent (2 %) de la valeur nette du Fonds au 31 décembre.
On entend par "valeur nette" la juste valeur de marché des actifs du Fonds, moins les dettes en cours.
Le "Total des versements annuels" (ou "TAP") est égal au total de tous les versements effectifs précédemment versés par le Fonds.
2. Mise en œuvre. À partir de 2016, les administrateurs ont mis en œuvre la politique, qui est conçue pour réguler le montant maximum des distributions faites à Alcor. L'objectif est de verser en moyenne deux pour cent (2 %) par an sur le long terme, tout en évitant les fluctuations importantes des distributions d'une année sur l'autre causées par la volatilité des marchés. En général, le versement effectif du fonds à Alcor peut diminuer ou augmenter de dix pour cent (10 %) par rapport au versement de l'année précédente si la valeur nette du fonds diminue ou augmente de manière significative, ou rester identique si la valeur nette du fonds est à peu près la même que l'année précédente ; toutefois, la politique est conçue de manière à ce que le versement effectif du fonds puisse augmenter de plus de dix pour cent (10 %) dans certaines situations où il y a eu une très forte croissance.
